Guía para organizar una cena de empresa navideña

noviembre 30, 2016

cena de empresa

La tarea de organizar una cena de empresa en la época más festiva del año, puede parecer una misión aterradora y poco apetecible. Las limitaciones de tiempo y la presión de querer que todos tus compañeros disfruten, puede convertirse en un objetivo casi imposible de conseguir.

Primero de todo e independientemente del carácter del evento, siempre debemos tener en cuenta que nunca es demasiado pronto para empezar a pensar en el gran día. Podrás creer que todavía tienes margen para impregnarte del espíritu navideño; Sin embargo, si deseas que tu cena de empresa funcione sin problemas entonces, la organización es clave. Debes estar seguro que independientemente de cuán lejos parezca que está el 25 de diciembre, siempre habrá alguien que ya haya comenzado a planear su propio evento.

Esta tarea aparentemente pesada, es a menudo objeto de histeria en personas con poco conocimiento previo en la organización de eventos a gran escala. Por lo que en este post, vamos a detallar los pasos necesarios para crear una fiesta perfecta, desde la perspectiva de un organizador de eventos profesional. Sea cual sea tu nivel de experiencia, esperamos que encuentres algo que te pueda ayudar a entender todas las opciones disponibles para crear una cena de empresa envidiable.

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1. Establece una fecha

La Navidad es un período de innumerables compromisos sociales, por lo que las agendas se llenan rápido. Tu primer objetivo será conseguir establecer una fecha, tan pronto como sea posible.

Envía las posibles opciones a todos los miembros de la oficina, para tener una idea de la fecha idónea, al mismo tiempo el número de respuestas también te dará una indicación de la cantidad de asistentes al evento. Recuerda, no puedes complacer a todo el mundo así que deberás guiarte por las «reglas de la mayoría» al elegir la fecha. Por lo general, jueves y viernes son los días más populares, sin embargo, las fechas que preceden suelen disponer de ofertas más económicas, pero no esperes unas jornadas de trabajo excesivamente productivas durante los días siguientes.

Algunas compañías incluso, organizan su cena de empresa en enero, para poner en marcha el año y obtener una mejor relación calidad-precio.

Para asegurar un buen resultado, desde Dasler recomendamos enviar un mensaje de «Save the Date» a todos, tan pronto como se haya decidido la fecha. Durante esta etapa no importa si no sabes con exactitud todos los detalles sobre la fiesta, es más importante conseguir tantas personas como sea posible. También deberás solicitar información, sobre cualquier dieta especial o alergias para tenerlas en cuenta a la hora de seleccionar los menús.

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2. Define el presupuesto

El presupuesto tendrá en primera instancia, un gran impacto en el tipo de cena de empresa que quieras organizar. Es el gran determinante, abarca desde la comida y las bebidas alcohólicas hasta el entretenimiento y la elección del lugar.

Averigua cuánto dinero puedes gastar. Necesitas saberlo tan pronto como sea posible, para evitar planear algo completamente fuera de lugar.
Invierte el presupuesto con una perspectiva colectiva. Esto dependerá del tipo de empresa para la que trabajes y de las expectativas de las personas que vayan a asistir a tu cena de empresa. Recuerda que este tipo de celebraciones navideñas son un «agradecimiento» al personal, por lo que ese debe ser el foco.
Mantén intacto una parte del presupuesto. Deja una pequeña cantidad a un lado como respaldo. Los costes inesperados siempre pueden acabar surgiendo, así que no derroches todo tu presupuesto de inmediato.

3. Establece el tipo de cena de empresa que estás organizando

Existe una variedad casi infinita en cuanto a tipologías de eventos. Escoger la que más se adecue dependerá de muchos factores, incluyendo la ubicación, el presupuesto, el número de asistentes y en que medida deseas estar directamente involucrado en la planificación y gestión del evento.

Deberás decidir si planeas un evento diurno, un evento nocturno o ambos.
¿Dispones de presupuesto para incluir a las parejas de los asistentes? Son las personas que apoyan a los miembros de la empresa, por lo que si es viable, se podría estudiar su participación en el evento. No obstante, nunca comprometas la calidad de la cena a este factor, debe existir un equilibrio entre el número de asistentes y la calidad del conjunto.
Organizar una cena de empresa a medida: engloba a todas aquellas en las que se comienza desde cero, la búsqueda del espacio, la reserva, la organización y la reunión de diferentes proveedores para todos los elementos involucrados, así como las actividades que quieres que se lleven a cabo.
Utilizar las opciones disponibles en tu área: las cenas en un local o restaurante son opciones recurrentes para aquellas empresas más pequeñas. También podrías investigar ideas alternativas localizadas en tu área que incluyesen una combinación de cena y bebidas, con rutas por la ciudad, talleres de la cocina, coctelería, discoteca, patinaje sobre hielo, o bolera.
Reservar en un local únicamente centrado en cenas de empresa: la cena estará gestionada por profesionales de entre otras cosas, decoración de eventos que diseñarán el espacio dependiendo de los gustos y el presupuesto de la compañía. Por norma general ofrecen los mismos servicios y menús (con pequeñas variaciones) a todas las empresas cada noche. Esta opción es ideal para grandes empresas que no tienen el tiempo ni el presupuesto para organizar un evento desde cero, por lo que en su lugar, reservar este tipo de cenas siempre es una buena opción.
Para lugares de trabajo más reducidos existen noches de fiesta compartidas, donde se pueden comprar mesas dentro de una gran cena de Navidad. Ésta opción es ideal para aquellos que busquen una atmósfera de fiesta más grande, pero no dispongan de presupuesto, ni tiempo o suficientes invitados para llevarla a cabo.

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4. La elección del lugar

Cuanto antes se reserve el espacio, mejor. Las buenas opciones desaparecen rápidamente, como hemos mencionado con anterioridad, no importa lo previsivo que creas que eres, siempre habrá alguien aún más organizado.

Identifica los lugares más adecuados y con disponibilidad, que estén dentro del presupuesto y que sean de fácil acceso para los invitados. La gran parte de toda esta información la podrás encontrar en Internet. No dudes en solicitar todos losa datos que necesites, no corras riesgos en tu cena de empresa.
Aprovecha al máximo el equipo de cada localización, conocen muy bien el espacio y han participado en multitud de eventos, por lo que no tengas reparo en realizar todas las preguntas necesarias.
Organiza visitas para determinar la mejor opción y haz fotos para ayudarte a planificar la temática.
Pregunta al equipo de eventos todas las opciones disponibles de ser utilizadas así como todo lo que necesitarás contratar, como el alquiler de mobiliario para eventos, así como el equipo de entretenimiento, los elementos decorativos, etc.
Si además quieres incluir estancias de una noche, como parte de la experiencia general, deberás averiguar todas las opciones de alojamiento en el mismo lugar (para cenas de empresa en hoteles) o cerca.
Si no tienes una lista de invitados confirmada o estás preocupado por los que no se vayan a presentar, pregunta si se pueden reservar para números mínimos y agregar invitados más tarde.
Antes de firmar nada, asegúrate de revisar las condiciones para evitar pagar cargos “ocultos”.
Debes estar dispuesto a tratar de negociar los costes. Durante estas fechas muchos restaurantes, locales y hoteles incrementan sus precios, no obstante, puedes encontrarte en la posibilidad de negociar.
Confirma formalmente la ubicación y procede a reservar el alojamiento, si es necesario.

5. La elección del tema

El temática es el latido de tu evento y debe integrarse a la perfección en todos los aspectos del día o de la noche.

Elige un tema e investiga a fondo. Algunas de las ideas más populares incluyen la Navidad tradicional, el estilo vintage, 60s, 70s, 80s, circo, jazz de Chicago, país de las maravillas, salón de baile, colores, inspiraciones cinematográficas, salvaje oeste, espías, etc.
Elabora una lista con cualquier cosa que se pueda asociar con el tema elegido de tu cena de empresa. Al hacer esto, considera cada etapa del evento e incluye los puntos focales físicos tales como la entrada, la barra, los centros de mesa y las características únicas del lugar, así como las diversas etapas de la fiesta, por ejemplo, la llegada, las bebidas de la recepción, la cena y el baile post-cena. También es necesario tener en cuenta cualquier otro elemento que se pueda incluir en el tema, como códigos de vestimenta para los invitados y el personal, la elección de la música, los menús y cualquier otro aspecto que tenga que ver con las zonas al aire libre.
Contacta con empresas temáticas para obtener inspiración e información acerca de los precios que ofrecen.

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6. Gestión del evento

Toda esta pre-planificación está centrada en que tú también puedas disfrutar del evento, aunque por supuesto tendrás que lidiar con cualquier problema que pueda surgir. No obstante, una buena preparación puede ayudar a tenerlo todo bajo control.

Guarda los itinerarios contigo.
Preséntate a todos los proveedores, lugares y animadores al comienzo del evento, para que sepan a quién acudir si tienen algún problema o pregunta.

Pierde el miedo a los grandes eventos, disfruta, aprende e intenta aplicar las directrices de nuestra guía para organizar tu cena de empresa. ¡Suerte!